Smartsheet فراتر از یک ابزار ساده برای مدیریت وظایف است؛ این یک پلتفرم همکاری جامع است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا با شفافیت، چابکی و کنترل بیشتری کار کنند. از ویژگی‌های برجسته Smartsheet می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• سازماندهی داده‌ها به شیوه‌ای منعطف: برخلاف اسپردشیت‌های سنتی، Smartsheet امکان مشاهده داده‌ها را در نماهای مختلف (شبکه، گانت، کارت و تقویم) فراهم می‌کند.
• اتوماسیون فرآیندهای تکراری: با قابلیت‌های اتوماسیون داخلی، می‌توانید کارهای تکراری مانند ارسال یادآوری‌ها، به‌روزرسانی وضعیت‌ها و جمع‌آوری اطلاعات را به صورت خودکار انجام دهید.
• همکاری بی‌درنگ: امکان به اشتراک‌گذاری آسان، کامنت‌گذاری، پیوست فایل‌ها و بحث‌های درون‌برنامه‌ای، همکاری تیمی را بهینه می‌کند.
• گزارش‌گیری و داشبوردهای قدرتمند: ایجاد گزارش‌های سفارشی و داشبوردهای بصری برای رصد پیشرفت و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده.

این قابلیت‌ها Smartsheet را به ابزاری ضروری برای مدیریت پروژه، مدیریت عملیات، بازاریابی، منابع انسانی و بسیاری از دپارتمان‌های دیگر در سازمان‌ها تبدیل کرده است.

با گذراندن این دوره آموزشی، شما به مهارت‌های کلیدی و جامعی در استفاده از Smartsheet دست پیدا خواهید کرد که شامل موارد زیر است:

• آشنایی کامل با محیط Smartsheet: از ناوبری در رابط کاربری گرفته تا ایجاد و سازماندهی برگه‌ها (sheets) و ورک‌اسپیس‌ها.

• مدیریت پیشرفته داده‌ها و سازماندهی اطلاعات: یادگیری نحوه ورود، ویرایش، فیلتر کردن، مرتب‌سازی و گروه‌بندی داده‌ها برای افزایش خوانایی و کارایی.

• تسلط بر فرمول‌نویسی و توابع Smartsheet: استفاده از فرمول‌ها برای محاسبات، تحلیل داده‌ها و ایجاد منطق‌های پیچیده درون برگه‌ها، از جمله توابع جمع، میانگین، شرطی و جستجو.

• اتوماسیون گردش کارها (Workflows): طراحی و پیاده‌سازی قوانین اتوماسیون برای ارسال اعلان‌ها، درخواست به‌روزرسانی‌ها، یا تغییر خودکار مقادیر ستون‌ها بر اساس شرایط خاص.

• مدیریت پروژه حرفه‌ای: استفاده از نماهای گانت چارت برای برنامه‌ریزی زمان‌بندی، مدیریت وابستگی‌ها، تعیین مسیر بحرانی و تخصیص منابع.

• ساخت گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی: ایجاد گزارش‌های سفارشی برای استخراج اطلاعات کلیدی و طراحی داشبوردهای تعاملی برای نمایش وضعیت پروژه‌ها و عملکرد تیمی.

• همکاری تیمی و اشتراک‌گذاری مؤثر: یادگیری بهترین شیوه‌ها برای به اشتراک‌گذاری برگه‌ها و ورک‌اسپیس‌ها با کنترل کامل بر سطوح دسترسی کاربران.

• استفاده از قابلیت‌های پیشرفته Smartsheet: آشنایی با ابزارهایی مانند فرم‌ها (Forms)، نمای کارت (Card View)، و ادغام Smartsheet با سایر نرم‌افزارها.

این مهارت‌ها به شما این امکان را می‌دهند که در هر نقشی، از مدیریت پروژه گرفته تا تحلیل داده‌ها، عملکردی فوق‌العاده داشته باشید.

گذراندن دوره “Smartsheet Essential Training 2024-6” مزایای چشمگیری را برای شما به همراه خواهد داشت:

• افزایش بهره‌وری شخصی و تیمی: با اتوماسیون کارهای تکراری و سازماندهی بهتر اطلاعات، زمان بیشتری برای فعالیت‌های استراتژیک خواهید داشت.
• بهبود مدیریت پروژه و فرآیند: قابلیت‌های Smartsheet به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها را از ابتدا تا انتها با دقت و کنترل بیشتری مدیریت کنید.
• کسب مهارت‌های مورد نیاز بازار کار: Smartsheet به طور فزاینده‌ای توسط شرکت‌های پیشرو در سراسر جهان مورد استفاده قرار می‌گیرد و تسلط بر آن یک مزیت رقابتی بزرگ است.
• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده: با داشبوردهای قدرتمند و گزارش‌های جامع، می‌توانید تصمیمات آگاهانه‌تری بر اساس داده‌های واقعی بگیرید.
• همکاری شفاف و مؤثر: به راحتی با اعضای تیم خود همکاری کنید، پیشرفت‌ها را رصد کنید و از ارتباطات واضح اطمینان حاصل کنید.
• صرفه‌جویی در زمان و هزینه: با بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش نیاز به ابزارهای متعدد، در زمان و منابع سازمان صرفه‌جویی می‌شود.

این دوره نه تنها دانش شما را افزایش می‌دهد، بلکه به شما ابزارهایی عملی برای موفقیت در محیط کار پیچیده امروز ارائه می‌کند.

این دوره برای طیف وسیعی از کاربران، از مبتدی تا متوسط، طراحی شده است. با این حال، داشتن پیش‌نیازهای زیر می‌تواند به شما در بهره‌برداری حداکثری از محتوای دوره کمک کند:

• آشنایی اولیه با محیط کامپیوتر و اینترنت: توانایی کار با مرورگرهای وب و مفاهیم پایه کامپیوتر.

• آشنایی با مفاهیم پایه مدیریت پروژه: درک کلی از اصطلاحاتی مانند وظیفه (task)، ددلاین (deadline)، منابع (resources) و پیشرفت (progress) مفید خواهد بود، اما ضروری نیست.

• انگیزه برای یادگیری و تمرین: تمایل به کاوش و آزمایش ویژگی‌های Smartsheet برای درک عمیق‌تر مفاهیم.

• داشتن یک حساب Smartsheet (اختیاری): برای تمرین عملی در حین دوره، داشتن دسترسی به یک حساب Smartsheet (حتی نسخه آزمایشی) توصیه می‌شود.

دوره به صورت گام به گام پیش می‌رود و حتی اگر تجربه قبلی با Smartsheet ندارید، می‌توانید با دنبال کردن آموزش‌ها به یک کاربر ماهر تبدیل شوید.

۱. شروع به کار با Smartsheet و آشنایی با محیط

این بخش مقدماتی شما را با هسته Smartsheet آشنا می‌کند. یاد می‌گیرید چگونه یک حساب کاربری ایجاد کنید، در رابط کاربری Smartsheet پیمایش کنید و با مفاهیم اساسی مانند برگه‌ها (Sheets)، پوشه‌ها (Folders) و ورک‌اسپیس‌ها (Workspaces) آشنا شوید. همچنین، نحوه ایجاد اولین برگه خود و اضافه کردن ستون‌ها با انواع داده‌های مختلف (متن، تاریخ، عدد، چک‌باکس و غیره) را فرا خواهید گرفت. درک صحیح ساختار اولیه Smartsheet، سنگ بنای موفقیت شماست.

۲. مدیریت داده‌ها و سازماندهی پیشرفته

در این بخش، شما عمیق‌تر به مدیریت داده‌ها در برگه‌ها می‌پردازید. این شامل وارد کردن و ویرایش داده‌ها، استفاده از قابلیت‌های مرتب‌سازی (Sort) و فیلتر (Filter) برای مشاهده اطلاعات خاص، و همچنین نحوه گروه‌بندی سطرها و ایجاد سلسله‌مراتب (Indenting/Outdenting) برای سازماندهی بهتر وظایف و زیروظایف است. مثال‌های عملی شامل سازماندهی یک لیست وظایف پروژه بر اساس اولویت یا مسئولیت خواهد بود.

۳. قدرت فرمول‌نویسی و توابع

یکی از قوی‌ترین ویژگی‌های Smartsheet، توانایی آن در استفاده از فرمول‌ها و توابع مشابه اکسل است. این بخش به شما می‌آموزد که چگونه از توابع رایج مانند SUM، AVG، COUNT، IF و توابع جستجو (VLOOKUP/INDEX+MATCH) برای انجام محاسبات، تحلیل داده‌ها و ایجاد منطق‌های شرطی استفاده کنید. با تسلط بر فرمول‌ها، می‌توانید به طور خودکار پیشرفت پروژه را محاسبه کرده یا وضعیت وظایف را بر اساس معیارهای خاص به‌روز کنید. مثال عملی: ایجاد ستونی که وضعیت تکمیل پروژه را بر اساس درصد پیشرفت وظایف زیرمجموعه نشان می‌دهد.

۴. اتوماسیون گردش کارها (Workflows)

این بخش قلب بهره‌وری در Smartsheet است. شما یاد می‌گیرید چگونه قوانین اتوماسیون (Automation Rules) را برای کارهای تکراری مانند ارسال اعلان‌های ایمیلی، درخواست به‌روزرسانی اطلاعات، یا تغییر خودکار مقادیر ستون‌ها بر اساس شرایط خاص تنظیم کنید. این اتوماسیون‌ها می‌توانند زمان شما را آزاد کرده و اطمینان حاصل کنند که هیچ چیز از قلم نمی‌افتد. مثال: ارسال یادآور خودکار به اعضای تیم سه روز قبل از ددلاین وظیفه.

۵. مدیریت پروژه با نمای گانت چارت

برای مدیران پروژه و هر کسی که با برنامه‌ریزی سر و کار دارد، این بخش حیاتی است. شما با نمای گانت چارت (Gantt View) آشنا می‌شوید و یاد می‌گیرید چگونه وابستگی‌های وظایف (Dependencies) را تنظیم کنید، مسیر بحرانی (Critical Path) پروژه را شناسایی کنید و منابع را به وظایف تخصیص دهید. این بخش به شما کمک می‌کند تا یک برنامه زمان‌بندی پروژه جامع و قابل ردیابی ایجاد کنید. نمای گانت ابزاری بصری برای رصد پیشرفت و شناسایی گلوگاه‌هاست.

۶. گزارش‌گیری و داشبوردهای مدیریتی

در این بخش، به شما آموزش داده می‌شود که چگونه گزارش‌های قدرتمندی (Reports) برای استخراج و خلاصه‌سازی اطلاعات از چندین برگه ایجاد کنید. همچنین، یاد می‌گیرید چگونه با استفاده از ویجت‌های مختلف، داشبوردهای بصری و تعاملی (Dashboards) طراحی کنید که وضعیت پروژه‌ها، عملکرد تیم و معیارهای کلیدی کسب و کار را در یک نگاه نمایش دهند. این داشبوردها برای تصمیم‌گیری سریع و آگاهانه ضروری هستند. مثال: ساخت یک داشبورد برای پیگیری بودجه و زمان‌بندی تمام پروژه‌های فعال سازمان.

۷. همکاری و اشتراک‌گذاری مؤثر

همکاری تیمی یکی از ستون‌های Smartsheet است. این بخش به شما آموزش می‌دهد چگونه برگه‌ها و ورک‌اسپیس‌های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید، سطوح دسترسی مختلف (مانند مشاهده‌گر، ویرایشگر، ادمین) را تنظیم کنید و از قابلیت‌هایی مانند کامنت‌گذاری، پیوست فایل‌ها و بحث‌های درون‌برنامه‌ای برای بهبود ارتباطات استفاده کنید.

۸. قابلیت‌های پیشرفته و یکپارچه‌سازی‌ها

در نهایت، این دوره به بررسی برخی از قابلیت‌های پیشرفته‌تر Smartsheet مانند ایجاد فرم‌ها (Forms) برای جمع‌آوری داده‌ها، استفاده از نمای کارت (Card View) برای مدیریت کارها در یک محیط کانبان، و همچنین بحثی اجمالی در مورد یکپارچه‌سازی Smartsheet با سایر ابزارهای سازمانی (مانند Microsoft Teams، Google Workspace و غیره) می‌پردازد. این بخش دید شما را نسبت به قابلیت‌های گسترده Smartsheet باز می‌کند.